Mitä tietosuoja tarkoittaa ja miten se vaikuttaa yrityksen toimintaan?

Tietosuoja tarkoittaa henkilötietojen asianmukaista käsittelyä – eli sitä, miten yritys kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa esimerkiksi asiakkaiden, työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden tietoja. Käytännössä tietosuoja vaikuttaa mm. asiakasrekistereihin, markkinointiin, verkkosivuihin, sopimuksiin ja henkilöstöhallintoon. Jokaisella yrityksellä, joka käsittelee henkilötietoja, on velvollisuus noudattaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten GDPR:ää.

Koskeeko GDPR myös pientä yritystä tai yksinyrittäjää?

Kyllä koskee. Yrityksen koolla ei ole merkitystä, vaan sillä, käsitelläänkö henkilötietoja. Esimerkiksi asiakasrekisteri, sähköpostilista tai laskutusjärjestelmä tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä.

Mitä ovat henkilötiedot?

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti, kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero, IP-osoite, asiakasnumero tai ääni- ja kuvatallenteet.

Mitä tietosuojatoimia yritykseltä vaaditaan käytännössä?

Yrityksellä tulee olla:

• selkeä käsitys siitä, mitä henkilötietoja se käsittelee ja millä perusteella

• tietosuojaseloste(et)

• dokumentoidut toimintatavat (esim. henkilötietojen käsittelysopimukset)

• riittävät tekniset ja organisatoriset suojatoimet

• henkilöstö koulutettu tietosuojan perusasioihin.

Mitä tapahtuu, jos tietosuojaa ei noudateta?

Seurauksena voi olla hallinnollisia sakkoja, mainehaittaa, asiakkaiden luottamuksen menetys tai viranomaisen huomautus. Useimmiten riskit liittyvät epäselviin toimintatapoihin, ei tahallisiin rikkomuksiin.

Milloin yrityksen kannattaa hankkia ulkopuolista tietosuoja-apua?

Kun yrityksellä ei ole omaa tietosuojaosaamista, lainsäädäntö tuntuu epäselvältä tai aikaa ei ole riittävästi. Ulkopuolinen asiantuntija auttaa varmistamaan, että asiat tehdään oikein ja järkevästi.

Mitä tietosuojapalvelu yleensä sisältää?

Palvelu voi sisältää esimerkiksi:

• nykytilan kartoituksen

• dokumenttien laatimisen tai niissä avustamisen (esim. henkilötietojen käsittelyselosteet, tietosuojaselosteet, tietosuojapolitiikka, henkilötietojen käsittelysopimukset jne)

• ohjeistukset henkilökunnalle

• riskien ja vaikutustenarvioinnit

• henkilöstön tietosuojakoulutukset

• yrityksen tarvitsemaa tukea ja neuvontaa.

Mitä eroa on tietosuojalla ja tietoturvalla?

Tietosuoja ja tietoturva liittyvät toisiinsa:

• Tietosuoja keskittyy siihen, miten henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja oikein. Se vastaa kysymyksiin kuten miksi tietoja kerätään, mihin niitä käytetään, kuka niitä saa käsitellä ja kuinka kauan niitä säilytetään.

• Tietoturva puolestaan tarkoittaa teknisiä ja käytännön keinoja, joilla tiedot suojataan luvattomalta käytöltä, katoamiselta tai väärinkäytöltä. Esimerkiksi palomuurit, salasanat, käyttöoikeudet ja varmuuskopiointi ovat osa tietoturvaa.

Yrityksessä molemmat ovat tärkeitä: hyvä tietoturva tukee tietosuojaa, mutta pelkkä tekninen suojaus ei yksin riitä täyttämään tietosuojavaatimuksia.